システム開発の課題
システム開発の問題点は、開発期間とコストです。
- 要望するシステムの機能を開発会社に伝えるのが難しい
- システム稼働後の仕様変更にコストが掛かりすぎる
- Excel のように自由にデータを活用できない
要望するシステムの機能を開発会社に伝えるには?
構築したいシステムの内容を開発会社に伝えるには、現在の業務の流れを伝えることが大切です。しかし、その資料を作成するのに時間がかかってしまいます。
業務の内容を詳しく伝えるより、社内で大まかに動くシステムを作って、不足している機能を外部委託する方が効率よく作業ができます。
つまり、システムの内製化です。
データベースと Excel を連携して、できる限りの機能を Excel で作成する。
要望を Excel で作成することで、どのような機能を作成ればよいか整理できる。
この作業が、システム会社との打ち合わせ時間を削減でき、作成後の機能変更が少なくなることにつながるのです。
システムの仕様変更を安価で行うには?
システムの仕様変更に関しても、システムを内製化することにより解決できます。
Excel を使って行っている業務は、大変多く Excel の操作を習得している人もいるのではないでしょうか?
業務をデータベース化し、Excel や Word にエクスポートすることにより、解決できないでしょうか?
使い慣れた、アプリケーションを活用しましょう。
Microsoft Office の マクロ機能を活用することで、業務を定型化することも可能です。
業務の流れを できる限り Excel で作成しましょう。
Excel のように自由にデータを活用するには?
Excel で作成したファイルは、個人的に活用され、社内で共有して活用するには問題がある場合があります。
その問題を解決するために、Excel ファイルをインポートして、データを共有してはどうでしょうか?
Access を利用すれば、Excelファイルのインポートを比較的容易に行うことができます。
アプリケーションは、適材適所で利用することをお勧めします。
Excelは表計算機能が優れたアプリケーションであり、Accessはデータベースを活用することが得意なアプリケーションです。
すべての処理を1種類のアプリで行おうとすると、必ず非効率な使いかたをしてしまいます。アプリケーションの特徴を活かして使うことを心がけましょう。
システム内製化の問題点とは?
システムを内製化することにより、多くの課題が解決されますが、また、デメリットも発生します。
仕様変更を手作業で行うデメリット
システムを長期間運用していると、今まで変更する必要のなかった項目に変更する必要が発生します。
たまに(数年に1度)しか発生しない変更をシステムの機能として変更可能にするには、その項目を変数化する必要があるために、結構な作業量になることが多々あります。
こんなときは、変更作業をシステム化するより手作業でシステムを変更した方が、少ない作業量で対応できます。
しかし、数年後に同様の変更が必要になったときには、また手作業で変更することになります。(つまり、担当者に頼めばすぐにできるが、担当者がいなくなるとできない作業になってしまいます。)
これが、システムの属人化です。
システムを内製化すると、必ず属人化の問題が発生します。長期間の運用に備えてシステムが属人化しないように、システムの機能を必ず作成しなければなりません。
社内のシステム担当者が退職した場合に備えて、2名以上のシステム担当者を育成しましょう。システム担当者に過大な負担がかかることを避けるためにも、2名以上を推奨いたします。
しかし、システムのすべてを内製化することは、大変困難です。
コンピュータの保守やネットワーク環境の構築などは、外部業者に委託した方が良いでしょう。
ハードウェア関連は、訪問してくれるOA機器販売店やコンピュータ量販店を利用することをお薦めします。
ソフトウェアに関しては、リモートサービスが利用できるので、近くの業者にこだわる必要はありません。
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