クラウドデータベースGANSO

Azure SQL Database と Microsoft 365 Access を使って システムを内製化する技術情報を発信します。

業務システムを開発するときの問題点は?

システム開発の課題

システム開発の問題点は、開発期間とコストです。

 

  • 要望するシステムの機能を開発会社に伝えるのが難しい
  • システム稼働後の仕様変更にコストが掛かりすぎる
  • Excel のように自由にデータを活用できない

 

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要望するシステムの機能を開発会社に伝えるには? 

 

構築したいシステムの内容を開発会社に伝えるには、現在の業務の流れを伝えることが大切です。しかし、その資料を作成するのに時間がかかってしまいます。

 

業務の内容を詳しく伝えるより、社内で大まかに動くシステムを作って、不足している機能を外部委託する方が効率よく作業ができます。

 

つまり、システムの内製化です。

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データベースと Excel を連携して、できる限りの機能を Excel で作成する。 

要望を Excel で作成することで、どのような機能を作成ればよいか整理できる。

この作業が、システム会社との打ち合わせ時間を削減でき、作成後の機能変更が少なくなることにつながるのです。

 

システムの仕様変更を安価で行うには? 

システムの仕様変更に関しても、システムを内製化することにより解決できます。 

 

Excel を使って行っている業務は、大変多く Excel の操作を習得している人もいるのではないでしょうか?

 

業務をデータベース化し、Excel や Word にエクスポートすることにより、解決できないでしょうか?

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使い慣れた、アプリケーションを活用しましょう。

Microsoft Office の マクロ機能を活用することで、業務を定型化することも可能です。

 

業務の流れを できる限り Excel で作成しましょう。

 

 

Excel のように自由にデータを活用するには? 

Excel で作成したファイルは、個人的に活用され、社内で共有して活用するには問題がある場合があります。 

 

その問題を解決するために、Excel ファイルをインポートして、データを共有してはどうでしょうか?

 

Access を利用すれば、Excelファイルのインポートを比較的容易に行うことができます。

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アプリケーションは、適材適所で利用することをお勧めします。

Excelは表計算機能が優れたアプリケーションであり、Accessはデータベースを活用することが得意なアプリケーションです。

すべての処理を1種類のアプリで行おうとすると、必ず非効率な使いかたをしてしまいます。アプリケーションの特徴を活かして使うことを心がけましょう。

 

システム内製化の問題点とは?

システムを内製化することにより、多くの課題が解決されますが、また、デメリットも発生します。

 

仕様変更を手作業で行うデメリット

システムを長期間運用していると、今まで変更する必要のなかった項目に変更する必要が発生します。

 

たまに(数年に1度)しか発生しない変更をシステムの機能として変更可能にするには、その項目を変数化する必要があるために、結構な作業量になることが多々あります。

 

こんなときは、変更作業をシステム化するより手作業でシステムを変更した方が、少ない作業量で対応できます。

 

しかし、数年後に同様の変更が必要になったときには、また手作業で変更することになります。(つまり、担当者に頼めばすぐにできるが、担当者がいなくなるとできない作業になってしまいます。)

 

これが、システムの属人化です。

システムを内製化すると、必ず属人化の問題が発生します。長期間の運用に備えてシステムが属人化しないように、システムの機能を必ず作成しなければなりません。

 

社内のシステム担当者が退職した場合に備えて、2名以上のシステム担当者を育成しましょう。システム担当者に過大な負担がかかることを避けるためにも、2名以上を推奨いたします。

 

しかし、システムのすべてを内製化することは、大変困難です。

コンピュータの保守やネットワーク環境の構築などは、外部業者に委託した方が良いでしょう。

 

ハードウェア関連は、訪問してくれるOA機器販売店やコンピュータ量販店を利用することをお薦めします。

 

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ソフトウェアに関しては、リモートサービスが利用できるので、近くの業者にこだわる必要はありません。

 

ご紹介するパソコンサポートサービス

気軽にパソコンやネットワーク構成について問い合わせができるOA機器販売店などがあれば便利なのですが、トラブルが起きたときにすぐに対応できるところは少ないようです。

 

下記の企業は、OA機器の専門店です。トラブルが起きたときに問合せしてみてはいかがでしょうか?

 

■ビックカメラ

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■リコー 

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 ■大塚商会

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